Organy podatkowe dysponują różnymi narzędziami weryfikacji rozliczeń – od czynności sprawdzających, przez kontrolę podatkową, aż po kontrolę celno-skarbową – każda z tych form różni się zakresem, trybem i potencjalnymi konsekwencjami dla podatnika.
Różne tryby – jeden cel?
Na gruncie przepisów podatkowych istnieje kilka trybów, w których organy mają możliwość weryfikować rozliczenia podatkowe przedsiębiorców. Prawidłowe rozróżnienie tych trybów pozwala zrozumieć jakie prawa i obowiązki ma podatnik, a zatem ustalić prawidłową strategię działania w kontakcie z organem.
Kontrola podatkowa
Trybem, w jakim urzędy skarbowej dokonują pełnej weryfikacji rozliczeń przedsiębiorców, jest kontrola podatkowa. To, czego konkretna kontrola ma dotyczyć (jakiego podatku, za jaki okres), wynika z doręczanego przedsiębiorcy upoważnienia do wszczęcia kontroli.
Generalnie urząd ma obowiązek powiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli co najmniej na 7 dni przed jej wszczęciem (doręczając odpowiednie zawiadomienie).
W ramach kontroli urząd może wzywać podatnika do składania szczegółowych wyjaśnień, dokumentów, dokonywać przesłuchań świadków i podejmować szereg innych czynności, mających na celu ustalenie stanu faktycznego dotyczącego weryfikowanych transakcji.
Kontrola kończy się doręczeniem przedsiębiorcy protokołu kontroli, w którym urząd przedstawia swoje stanowisko co do prawidłowości lub błędów w rozliczeniu podatkowym przedsiębiorcy. Przedsiębiorca ma następnie 14 dni na złożenie zastrzeżeń do tego protokołu. Może również złożyć korektę deklaracji podatkowej, w której uwzględni podejście urzędu (tj. poprawi błędy, które zostały wskazane przez organ w protokole).
Jeśli jednak zastrzeżenia do protokołu nie zostaną uwzględnione, a przedsiębiorca nie złoży korekty deklaracji, w ciągu 6 miesięcy urząd skarbowy dokona wszczęcia postępowania podatkowego – tj. osobnego postępowania, kończącego się już wydaniem decyzji wymiarowej, zmieniającej rozliczenie wynikające z deklaracji. Od decyzji takiej można złożyć odwołanie, a dalej skargę do sądu administracyjnego.
Kontrola celno-skarbowa – czy to jest coś innego niż kontrola podatkowa?
W ramach administracji skarbowej wyodrębnione zostały odrębne urzędy, których głównym celem jest weryfikacja (kontrola) poprawności rozliczeń przedsiębiorców, a zwłaszcza przy większych, bardziej skomplikowanych sprawach: tj. urzędy celno-skarbowe. Te urzędy prowadzą weryfikację w trybie kontroli celno-skarbowej.
W praktyce kontrola celno-skarbowa – o ile dotyczy zagadnień podatkowych – jest w dużej części bardzo podobna do kontroli podatkowej. Występuje tutaj jednak kilka istotnych różnic, o których trzeba pamiętać. Kontrola taka jest z reguły wszczynana bez wcześniejszego zawiadomienia. Kończy się ona natomiast wynikiem kontroli, a przedsiębiorca nie ma prawa złożenia do niego zastrzeżeń.
Jeśli podatnik nie złoży korekty zgodnej z wynikiem kontroli w ciągu 14 dni, kontrola celno-skarbowa automatycznie przekształca się w postępowanie podatkowe. Jest to kluczowe z perspektywy planowania odpowiednich działań.
Czynności sprawdzające – najmniej formalny tryb
Urzędy mają do dyspozycji również najmniej sformalizowany tryb weryfikacji rozliczeń, jakim są czynności sprawdzające. Z perspektywy przedsiębiorcy, czynności sprawdzające polegają po prostu na otrzymywaniu wezwań (nawet mailowych), w których zobowiązanych jest on do wyjaśnienia różnych elementów swojego rozliczenia podatkowego.
Organ nie ma obowiązku zawiadamiać podatnika o wszczęciu czynności ani o ich zakończeniu. Nie ma też żadnego ścisłego terminu, w którym czynności sprawdzające muszą być zakończone. Dlatego też w praktyce jest to najczęściej stosowany tryb weryfikacji przedsiębiorców, często nawet nadużywany przez urzędy.
Mimo tego mniej foralnego trybu komunikacji, trzeba zawsze zachować. Informacje i materiały przekazywane w ramach czynności sprawdzających są często podstawą do dalszego typowania przedsiębiorców do pełnej kontroli, w ramach której te informacje i materiały mogą być wykorzystywane przez urzędy.
Minimalizacja ryzyka – co zrobić w sytuacji kontroli?
Gdy kontrolujący zapukają do drzwi lub skierują do nas zapytanie, kluczowe jest prawidłowe zarządzenie kontaktem z organem. Opracowanie i wdrażanie strategii postępowania – już na początkowych etapach sprawy – często przesądza o ostatecznym jej wyniku. Ważne jest także, aby to, jakie informacje i dokumenty przekazujemy do organu, było przemyślane, tj. aby były to materiały, które faktycznie dotyczą zagadnień badanych przez organ, a wyjaśnienia były zrozumiałe i nie generowały wątpliwości dla kontrolujących, a zatem ryzyka dla przedsiębiorcy.
Ważna jest więc współpraca z ekspertami, którzy specjalizują się w pomaganiu klientom w trakcie kontroli podatkowych, jak doradcy z ALTO. Eksperci ALTO wspierają klientów – w tym jako pełnomocnicy – w trakcie kontroli i postępowań, tak przed organami podatkowymi, ZUS, jak i sądami administracyjnymi. Opierając się na swoim doświadczeniu opracowują strategię, a następnie wdrażają ją w trakcie kontroli. Jak? Poprzez prezentowanie argumentacji popartej przekonywującymi dowodami, uczestnictwo w czynnościach dowodowych (przesłuchania świadków, oględziny, itp.) i bieżący kontakt z administracją. Zespół Postępowań Podatkowych w ALTO to doradcy podatkowi i adwokaci, posiadający wieloletnie doświadczenie w reprezentowaniu przedsiębiorców w trakcie różnego rodzaju kontroli i postępowań.
